一個(gè)優(yōu)秀的審核員可以為組織帶來價(jià)值，而一個(gè)糟糕的審核員卻會(huì)使組織戴上官僚主義的枷鎖。兩者之間的區(qū)別通常取決于審核員在審核之前、審核期間和審核之后所做出的不同表現(xiàn)。

　　關(guān)于管理體系審核，ISO 19011提供了相關(guān)指南，并規(guī)定了審核員所具備的能力要求。在審核員培訓(xùn)課程中，通常會(huì)講授從準(zhǔn)備審核方案到編制審核報(bào)告方面的管理體系審核基本知識(shí)。如果幸運(yùn)的話，審核員在審核培訓(xùn)課程中還可以練習(xí)到個(gè)人審核行為和技巧。然而，對(duì)于管理體系審核的真正學(xué)習(xí)，還應(yīng)當(dāng)是從審核員實(shí)施第一次審核任務(wù)時(shí)才開始的。

　　審核是一種持續(xù)進(jìn)行的過程，即使經(jīng)驗(yàn)豐富的審核員也都會(huì)有這樣的親身體會(huì)，那就是審核員在每次審核中都會(huì)學(xué)習(xí)到一些新的東西。

　　本文以下內(nèi)容闡述了審核員在審核之前、審核期間和審核之后要做到的一些事情，從而有助于審核員更好地實(shí)施管理體系審核。

　　審核之前

　　審核員在審核之前花費(fèi)一定時(shí)間進(jìn)行有效的審核策劃，可以為管理體系審核帶來良好的回報(bào)，這一點(diǎn)對(duì)于遠(yuǎn)程審核來講更是如此。審核策劃對(duì)于確保實(shí)現(xiàn)審核目標(biāo)至關(guān)重要，而在開始實(shí)施管理體系審核之前，審核員必須做好以下幾件事情：

　　知道審核標(biāo)準(zhǔn)

　　當(dāng)組織必須要滿足不同要求時(shí)，審核會(huì)變得很復(fù)雜。

　　當(dāng)受審核方在審核員面前解釋他們?cè)谧鍪裁匆约八麄兪侨绾蝸碜鰰r(shí)，審核員的大腦正在同時(shí)處理所有相關(guān)信息，并將其所聽到的內(nèi)容和看到的情況，與其在受審核方的管理體系文件中得到的信息進(jìn)行比較。除此之外，審核員還必須確定受審核方所解釋的實(shí)際內(nèi)容和情況是否全部滿足相關(guān)要求。這樣就需要審核員同時(shí)處理諸多事情。

　　如果審核員不知道審核要求，就會(huì)在審核過程中花費(fèi)大量時(shí)間來盲目找尋問題，如同大海撈針，這樣可能會(huì)錯(cuò)過對(duì)組織來講也許非常重要的審核發(fā)現(xiàn)。在實(shí)際審核過程中，不期望審核員都能夠記住或引用相關(guān)審核要求的每項(xiàng)條款或內(nèi)容，但是審核員至少應(yīng)知道這些審核要求的存在，并能夠?qū)⑦@些審核要求的重點(diǎn)聯(lián)系起來，以確定某項(xiàng)事情是否做得不太正確。

　　理解組織的環(huán)境

　　組織的外部和內(nèi)部因素、相關(guān)方及其需求和期望，確定了組織管理體系的邊界、適用性及其運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)水平。理解組織的環(huán)境，可以使審核員以一種更加關(guān)注重大事項(xiàng)的方式來進(jìn)行審核的策劃。即使在實(shí)施組織內(nèi)部審核時(shí)，也要考慮到組織的環(huán)境，從而了解自上次審核以來所發(fā)生的變化，以及審核員可能不知道的事情。這就是說，即使一名經(jīng)驗(yàn)豐富的審核員，也不要太過于自信，以為自己什么都知道，因?yàn)楝F(xiàn)在任何事情都會(huì)變化得非?？臁?/p>

　　準(zhǔn)備審核路線

　　在審核過程中使用檢查表是可以的，但是要注意，審核員按照檢查表進(jìn)行審核可能會(huì)錯(cuò)過重要的問題，而且看不到管理體系實(shí)施的全貌。管理體系審核是基于抽樣審核，在大多數(shù)情況下，審核不可能詳細(xì)查看到組織的每一個(gè)過程和活動(dòng)。因此，審核員應(yīng)花費(fèi)更多的時(shí)間來關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)比較高以及與顧客和管理體系相關(guān)的方面。審核員可以準(zhǔn)備一個(gè)在審核過程中要查看的議題或過程清單，而與此同時(shí)，還要具備足夠開放的視野，以便跟蹤在審核過程中可能遇到的問題。在遠(yuǎn)程審核過程中，審核員可以依靠遠(yuǎn)程審核引導(dǎo)員幫助其在現(xiàn)場(chǎng)使用攝像機(jī)，從而確保審核員知道正在哪里進(jìn)行審核的動(dòng)態(tài)情況。

　　審核期間

　　在審核期間，審核員應(yīng)扮演主導(dǎo)角色。

　　建立平臺(tái)并溝通審核員的期望

　　在每次會(huì)議開始時(shí)，審核員要讓受審核方知道審核的要求是什么，并讓受審核方有機(jī)會(huì)解釋組織是如何滿足這些要求的。在此時(shí)，讓受審核方進(jìn)行充分表現(xiàn)，使其毫無顧忌地談?wù)劰芾眢w系的實(shí)施情況，而審核員則要進(jìn)行耐心傾聽、仔細(xì)觀察并得出正確結(jié)論。要記住，在審核過程中，審核員是主導(dǎo)者，所以不要忽視審核目標(biāo)，更不能使審核偏離主題。

　　四處走動(dòng)，由大到小并由點(diǎn)到面

　　審核員要遵循下游或上游過程，四處走動(dòng)。先從全局開始審核，并根據(jù)需要深入查找相關(guān)問題。然后，再回到全局層面，將各個(gè)審核點(diǎn)聯(lián)系起來。在通常情況下，審核員會(huì)列出一些不符合項(xiàng)或觀察項(xiàng)，如果將這些審核發(fā)現(xiàn)合并起來，就會(huì)構(gòu)成一個(gè)與特定過程相關(guān)的比較大的問題，有時(shí)甚至導(dǎo)致其會(huì)與管理層相關(guān)。

　　審核員不要自以為可以坐在會(huì)議室里，并在不觀察現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)和進(jìn)行真實(shí)抽樣的情況下，就能夠?qū)M織進(jìn)行有效的審核。在遠(yuǎn)程審核過程中，審核員要告訴遠(yuǎn)程審核引導(dǎo)員去哪里審核，以及要查看什么內(nèi)容。審核抽樣安排要由審核員來選擇，而不是由受審核方來選擇，這一點(diǎn)應(yīng)特別給予關(guān)注。

　　通報(bào)

　　在每次會(huì)議結(jié)束后，審核員都要對(duì)自己觀察到的情況進(jìn)行總結(jié)，并讓受審核方知道審核員對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的看法。審核員通過審核可能已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，受審核方的管理體系實(shí)施一切都是那么的井然有序，或者需要進(jìn)一步跟蹤。

　　也許審核員會(huì)遇到一種不符合現(xiàn)象，即使這種不符合現(xiàn)象上升到一定嚴(yán)重程度的審核發(fā)現(xiàn)可能還為時(shí)過早。然而，對(duì)于審核至關(guān)重要的是，審核員要確認(rèn)自己發(fā)現(xiàn)了什么情況，從而使受審核方有機(jī)會(huì)對(duì)這些發(fā)現(xiàn)情況所產(chǎn)生的任何疑問進(jìn)行澄清。應(yīng)當(dāng)指出的是，這種通報(bào)會(huì)為末次會(huì)議的順利舉行奠定良好的基礎(chǔ)，并可以避免發(fā)生潛在的沖突。

　　審核之后

　　審核員在審核之后將提供一個(gè)清晰而簡(jiǎn)明的審核報(bào)告。如果審核員無法將審核發(fā)現(xiàn)編制成一個(gè)清晰而簡(jiǎn)明的審核報(bào)告，那么審核員就必須做進(jìn)一步的功課來提高其綜合審核能力。任何閱讀審核報(bào)告的人員，都應(yīng)能夠理解審核員的審核發(fā)現(xiàn)是什么，為什么這個(gè)審核發(fā)現(xiàn)是一個(gè)問題，以及支持審核發(fā)現(xiàn)的客觀證據(jù)及其各自的要求。

　　管理層人員應(yīng)能夠理解審核發(fā)現(xiàn)，以便能夠?qū)徍税l(fā)現(xiàn)采取必要的糾正措施，并使任何其他審核員都能夠?qū)@些審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行跟蹤，以確認(rèn)所采取的糾正措施是否有效地解決了相關(guān)審核發(fā)現(xiàn)問題。

　　審核員組織好自己的想法

　　在審核過程中，審核員已經(jīng)與若干人員進(jìn)行了訪談，查看了相關(guān)記錄和程序，觀察了許多業(yè)務(wù)活動(dòng)。審核員要把這些審核點(diǎn)聯(lián)系起來，從而得出某些審核結(jié)論。審核員在開始編制審核報(bào)告之前，要對(duì)自己在審核過程中所做的審核記錄進(jìn)行評(píng)審，并組織好自己的想法。

　　擁有足夠的客觀證據(jù)支持每一項(xiàng)審核發(fā)現(xiàn)

　　如果沒有客觀證據(jù)來支持審核發(fā)現(xiàn)，那么受審核方就可能會(huì)對(duì)審核發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生懷疑。如果審核員手里沒有掌握足夠而可靠的客觀證據(jù)，那么就要回到受審核方那里去尋找相關(guān)客觀證據(jù)。

　　讓“審核報(bào)告”休息一下

　　當(dāng)審核員編制出一份審核報(bào)告草稿之后，可以先把這一審核報(bào)告草稿擱置在一旁幾個(gè)小時(shí)，而在此期間，審核員可以先去做其他別的事情。然后，審核員再帶著一個(gè)清醒的頭腦回來，并對(duì)審核報(bào)告草稿進(jìn)行系統(tǒng)而全面的評(píng)審，從而確保審核報(bào)告的準(zhǔn)確性、充分性和完整性。